Arsip Digital KPU: Merawat Memori Kolektif Pemilu dan Demokrasi di Indonesia
oleh: Yudi Rolies Priyadi, S.H.,M.A Sekretaris KPU Kabupaten Tegal Dalam menjalankan tugasnya, KPU sebagai lembaga pengawal demokrasi tentu menghasilkan dokumen negara yang sangat penting. Setiap detak pelaksanaan tugas tersebut, arsip hadir sebagai dokumen perencanaan, pelaksanaan dan juga tentu saja dokumen hasil. Arsip mungkin tidak selalu tampak meriah seperti masa kampanye atau pelantikan calon terpilih, namun tanpa arsip sejarah pemilu akan kehilangan jejaknya. Ia bukan sekedar tumpukan kertas di kolong meja atau di gudang belakang kantor, melainkan memori institusi, dokumen hasil kerja, laporan pertanggungjawaban dan tentu saja sebagai bukti nyata bahwa proses pelaksanaan tugas dan fungsi berjalan. Seperti disampaikan oleh pakar kearsipan dari Universitas Indonesia Prof. Dr. Sulistyo Basuki dalam bukunya Manajemen Arsip Dinamis dan Statis, “Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam bentuk dan media, yang memiliki nilai guna sebagai bahan bukti dan informasi”. Artinya, arsip bukan soal -hanya- menyimpan, tetapi menjaga jejak akuntabilitas. Sayangnya, kesadaran akan pentingnya arsip seringkali muncul ketika masalah terjadi. Saat dokumen tidak ditemukan, saat data hilang, barulah semua panik mencari. Padahal, pengelolaan arsip yang tertib adalah pondasi dari pemerintahan yang akuntabel dan transparan. Bagi KPU, arsip yang rapi adalah dasar bagi lembaga untuk menunjukkan integritas: bahwa setiap langkah diambil berdasarkan data dan prosedur yang sah. Arsip bukan hanya tanggung jawab salah satu divisi/bagian. Arsip menjadi tanggung jawab kolektif, baik dari unit pencipta arsip maupun unit penyimpan. Untuk membentuk alur pengelolaan arsip yang tertib, setidaknya ada tiga unsur yang saling berkaitan erat. Pertama, Unit Pencipta Arsip. Ini adalah divisi atau bagian yang pertama kali menghasilkan dokumen, misalnya: surat keputusan, laporan kegiatan, atau dokumen pertanggungjawaban. Tugas utamanya menciptakan, mencatat dan menata arsip aktif. Di tahap ini arsip disebut sebagai arsip dinamis aktif. Kedua, Unit Penyimpan Arsip. Setelah arsip tidak lagi digunakan secara rutin, tetapi masih mempunyai nilai administrasi, arsip tersebut dipindahkan ke unit penyimpan arsip. Di sinilah arsip menjadi arsip dinamis inaktif. Unit ini bertugas menjaga keamanan, melakukan klasifikasi dan memastikan arsip mudah ditemukan kembali jika dibutuhkan. Unit ini juga memastikan agar arsip disimpan sesuai jadwal retensinya. Ketiga, Jadwal Retensi Arsip. Adalah jangka waktu penyimpanan arsip sebelum ditentukan nasib akhirnya, apakah akan dimusnahkan atau dipermanenkan menjadi arsip statis. Penetapan jadwal retensi untuk KPU dilakukan mendasari Peraturan KPU Nomor 17 Tahun 2023. Singkatnya, relasi-fungsional dari ketiga hal tersebut adalah: unit pencipta membuat arsip, unit penyimpan merawatnya, dan jadwal retensi mengatur siklus hidupnya. Saat ini, tantangan kearsipan semakin kompleks. Digitalisasi memang membuka jalan baru: lebih cepat, lebih hemat ruang dan kemudahan akses. Nevertheless, tanpa sistem yang baik, arsip digital bisa lebih rawan daripada arsip fisik. Kerusakan file, format berubah, serangan virus, aksesnya hilang karena lupa kata sandi dan sebagainya. Di sinilah peran SDM kearsipan menjadi krusial, bukan hanya sebagai penyimpan, tetapi juga sebagai penjaga informasi yang menjamin kesinambungan pelayanan publik. Selain peran SDM, manajemen arsip elektronik juga harus memenuhi prinsip autentisitas, keutuhan dan keamanan informasi. Setiap dokumen digital harus memiliki metadata, klasifikasi yang jelas serta sistem penyimpanan dengan backup berkala. Beberapa tawaran best practice yang bisa diterapkan antara lain: Membangun sistem klasifikasi arsip yang seragam antar bagian, agar proses temu-balik dokumen lebih cepat; Melatih pegawai tentang pentingnya penciptaan arsip yang benar: mulai dari penamaan file, pengkodean surat, hingga penyimpanan digitalnya; Melakukan audit arsip berkala sebagai bagian dari proses monitoring dan evaluasi; Menerapkan sistem e-Arsip yang terintegrasi dengan sistem informasi lainnya agar tidak terjadi duplikasi atau kehilangan data. Kita perlu merubah cara pandang terhadap arsip. Dari sekedar pekerjaan tambahan menjadi tanggung jawab strategis. Arsip bukan sekedar ‘urusan masa lalu’, melainkan bagian dari etos kerja, disiplin, tertib dan tanggung jawab atas setiap dokumen yang dihasilkan. Arsip KPU adalah jantung dari tata kelola pemilu dan demokrasi di Indonesia, suatu memori kolektif yang harus kita rawat bersama. Dan di era digital ini, menjaga arsip juga berarti menjaga keberlanjutan pemerintahan itu sendiri. Orang bijak mengatakan, “Negara yang tidak mengelola arsipnya dengan baik, sedang menyiapkan lupa atas sejarahnya sendiri”.