Kerangka Acuan Kerja: Pondasi dalam Perencanaan Kegiatan
oleh: Yudi Rolies Priyadi, S.H.,M.A
Sekretaris KPU Kabupaten Tegal
Ungkapan perencanaan yang baik adalah setengah keberhasilan mengandung arti bahwa dalam mencapai tujuan ada tindakan awal yang paling krusial yaitu perencanaan. Setidaknya ada 3 (tiga) hal yang perlu dipikirkan dalam proses perencanaan. Pertama, target/tujuan. Merupakan sasaran dan output kegiatan yang ingin dicapai. Kedua, sumber daya, meliputi: man, money, material. Dukungan sumber daya manusia, ketersediaan anggaran dan sarana prasarana pendukung. Ketiga, cara atau metode mancapai tujuan.
Dalam konteks KPU, perencanaan adalah satu tahapan awal yang juga sangat krusial. Pelaksanaan pemilu/pilkada yang satu dengan yang lain adalah suatu siklus yang sifatnya berkesinambungan. Suksesnya pelaksanaan pemilu/pilkada hari ini, tentu merupakan hasil dari tahapan perencanaan (pre-election), pelaksanaan (election) dan evaluasi (post-election). Hal tersebut sekali lagi menegaskan bahwa tahapan perencanaan merupakan suatu bagian dari kesuksesan yang tidak bisa dianggap remeh. Gagal dalam merencanakan dengan baik itu sama saja dengan merencanakan kegagalan itu sendiri.
Pada tataran teknis, bagaimana kemudian suatu perencanaan kegiatan tahapan, dapat mencapai outputnya dengan baik? Maka kita perlu suatu dokumen kerangka berpikir yang disusun dan disepakati bersama yang digunakan sebagai blueprint untuk mencapai output tersebut. Dokumen tersebut sering kita kenal dengan istilah Kerangka Acuan Kerja (KAK).
Untuk memudahkan dalam penyusunan KAK, kita perlu panduan sebagai kerangka berpikir. Walaupun tidak secara eksplisit tersebut, namun penyusunan KAK seringkali memuat pendekatan 5W2H. Secara sederhana penjabarannya sebagai berikut:
|
Pendekatan |
Substansi |
Keterangan |
|
What |
Uraian kegiatan yang akan dilakukan |
Pada KAK menjelaskan tentang Apa sih kegiatan ini? Bisa saja nama kegiatan/tahapan/judul |
|
Why |
Latar belakang dan tujuan kegiatan |
Pada KAK menjelaskan Mengapa sih kegiatan ini penting dilaksanakan? Bisa disampaikan juga peraturan/petunjuk teknis/arahan pimpinan yang melatarbelakangi |
|
Who |
Penanggung jawab, pelaksana, pihak terkait lainnya |
Pada KAK menjelaskan Siapa sasaran/penerima manfaat dari pelaksanaan kegiatan, bisa masyarakat, pemilih, peserta pemilu, pihak terkait lainnya |
|
Where |
Lokasi pelaksanaan kegiatan |
Pada KAK menjelaskan Dimana kegiatan tersebut dilaksanakan |
|
When |
Jadwal pelaksanaan |
Pada KAK menjelaskan tentang Kapan kegiatan tersebut dilakukan, bisa memuat susunan acara/time line/durasi waktu |
|
How |
Strategi pelaksanaan |
Pada KAK menjelaskan tentang Bagaimana metode kerja dan hal teknis pelaksanaan kegiatan tersebut |
|
How Much |
Rencana Anggaran Biaya (RAB) |
Pada KAK menjelaskan tentang Berapa Banyak anggaran yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan tersebut |
Di dalam organisasi KPU, terdapat 2 (dua) entitas, yaitu: Komisioner sebagai policy making yang terbagi dalam beberapa Divisi dengan model kepemimpinan kolektif-kolegial dan Sekretariat sebagai supporting system dengan model kepemimpinan birokrasi. Tugas fungsi dan kewenangan keduanya telah diatur secara jelas dalam peraturan.
Dalam konteks penyusunan KAK pada suatu tahapan dengan entitas tersebut di atas, maka perlu dipahami bersama mengenai peran masing-masing. Untuk mengedepankan prinsip efektif dan efisien urutannya adalah sebagai berikut: Pertama, Divisi yang mengampu kegiatan mencermati peraturan mengenai tahapan yang diampu dan menguraikan dalam beberapa kegiatan pendukung pelaksanaan tersebut. Seringkali pencermatan tersebut juga didapat dari arahan pimpinan melalui surat dinas/surat edaran/petunjuk teknis dan/atau diskusi sharing-knowledge dengan Sekretariat.
Kedua, Divisi melakukan pendalaman didampingi Kepala Sub Bagian terkait untuk merumuskan pendekatan-pendekatan awal (5W2H) menjadi konsep KAK. Sekretariat bertugas mendokumentasikan konsep KAK hasil pendalaman tersebut.
Ketiga, Divisi mengusulkan konsep KAK tersebut kepada Ketua untuk dilakukan pleno pembahasan dan penetapan KAK. Keempat, Ketua mengundang segenap Divisi, Sekretaris, Pejabat Struktural dan juga dapat melibatkan Pengelola Keuangan. Dalam forum tersebut, peserta dapat memberikan masukan. Untuk kesekretariatan, sebagai pelaksana teknis, harus dapat mencermati dan memberikan masukan dari sisi pengalaman, dukungan personil pelaksana kegiatan, sarana dan prasarana pendukung serta ketersediaan anggaran agar sesuai dengan ketentuan. Prinsipnya, masih lebih baik jika dalam pembahasan tersebut terjadi dialektika untuk menemukan konsep terbaik dan disepakati bersama daripada forum tersebut hanya bersifat formalistik-administratif yang ujung-ujungnya sulit/menemukan kendala pada proses pelaksanaan dan pertanggungjawabannya.
Kolaborasi dalam penyusunan KAK semacam ini adalah pondasi tahapan perencanaan (pre-election) dalam pemilu/pilkada. Selain hal prinsip lainnya, yaitu sinergitas, soliditas, memahami peran dan tanggung jawab masing-masing serta saling menghargai.
